Чтобы благотворительная деятельность отвечала духу времени, необходимо действовать согласованно, оперативно и проявлять гибкость. В то же время организационные процессы должны быть прозрачными и плавными.
Журнал Alliance, декабрь 2017
В 2019 году Фонд отметил свое двадцатилетие. Это повод не только подвести итоги и систематизировать достижения, но и вспомнить о том, что любой результат мы превращаем в инструмент для реализации стратегии, отвечающей новой философии филантропии. В том числе мы совершенствуем управление грантами. Так наши процедуры становятся более системными и гибкими: это необходимое условие для масштабирования деятельности и усиления эффекта.
Мы увеличили срок большинства проектов до трех лет, предусмотрели возможность однократного продления по результатам на такой же период и получения дополнительной финансовой поддержки. Увеличились максимальные суммы грантов во многих конкурсах.
Мы обеспечиваем благополучателям и партнерам самостоятельность в принятии решений, стабильность финансирования и отсутствие длительных согласований. Благодаря этому они могут активнее использовать инновации, оперативно реагировать на быстрые изменения внешних условий и достигать более устойчивых изменений.
Система управления грантами в работе Фонда
Система управления грантами оказывает положительный эффект на работу как партнеров и грантополучателей, так и самого Фонда. В частности, она позволяет:
Система управления грантами отвечает принципам и ценностям Фонда .
Гранты предоставляются только на конкурной основе. Мы не рассматриваем индивидуальные запросы и обращения вне конкурсов или не по тематике благотворительных программ Фонда .
Мы поддерживаем деловые и образовательные поездки для повышения квалификации и профессионального обмена между специалистами сферы культуры, образования, благотворительности и др., реализацию различных типов проектов командами и организациями, развитие институций.
Открытый доступ и прозрачность процедур обеспечивает управление грантами онлайн – через портал zayavka.fondpotanin.ru . Этот инструмент помогает нам соответствовать требованиям цифровой эпохи, формировать и хранить грантовую историю Фонда.
Доверие – еще один важный принцип в управлении грантами. Мы отвечаем за свою деятельность и ожидаем ответственности от участников конкурсов, грантополучателей, экспертов. Мы рассчитываем, что данные, которые они предоставляют в Фонд, достоверны, полны, не нарушают условий конкурсов или чьих-либо прав. Если мы обнаруживаем недостоверные сведения или конфликт интересов, заявитель лишается права на участие в конкурсе или на получение гранта на любом этапе, а эксперт отстраняется от оценки заявок.
Конкурсы бывают:
Каждый конкурс ориентирован или только на организации (юридические лица), или только на физические лица. Для его проведения Фонд может привлекать партнерскую организацию – оператора.
Конкурсы предоставляют равные возможности победы, без установления квот или преференций для участников из определенных регионов и типов организаций или для отдельных номинаций.
Мы не предоставляем гранты:
Мы не предоставляем гранты, не привлекаем в качестве экспертов и партнеров:
Мы не предоставляем гранты для:
Все конкурсные заявки оценивают независимые эксперты – признанные профессионалы в области, в которой проводится конкурс. Мы поддерживаем междисциплинарный и межрегиональный баланс, преемственность знаний экспертов и в то же время ежегодное обновление их составов. Для объективности и независимости принятия решений представители Фонда и оператора в экспертизе не участвуют.
Решение о финансировании принимается на основании рекомендаций экспертов и утверждается Генеральным директором Фонда.
Проведение конкурсов
Все условия конкурсов мы формулируем в «Принципах и правилах предоставления грантов»: возможности участия, правила экспертизы, требования к договорам с победителями и отчетности. Они публикуются на сайте Фонда вместе с «Распоряжением о проведении конкурса» и контактами оператора, если конкурс проводится с участием партнерской организации.
Прием заявок и информационная кампания
Участники конкурса регистрируют личный кабинет и заполняют онлайн-заявку на портале Фонда до указанной финальной даты. Возможность редактировать или подать заявку автоматически прекращается в 24:00 московского времени в указанную финальную дату.
Для заявителей мы публикуем ответы на часто задаваемые вопросы и видеоинструкции, проводим консультации, вебинары и презентации. Каждый заявитель также может обратиться за индивидуальной консультацией в Фонд или к оператору конкурса.
Статус заявки – «Черновик» / «Подано».
Проверка поданных заявок на соответствие формальным критериям конкурса и достоверность информации
Формальные критерии определяются в «Принципах и правилах предоставления грантов». Они не допускают неоднозначного толкования или оценочных суждений. Заверения в полноте и достоверности информации и подтверждающие документы заявители предоставляют при заполнении конкурсной заявки.
Статус заявки – «Принят» / «Не принят».
Содержательная экспертиза заявок
Критерии, этапы и форматы оценки заявок, допущенных по формальным критериям, указываются в «Принципах и правилах предоставления грантов». Каждую заявку на каждом этапе оценивают не менее двух независимых экспертов. Оценка может проводиться в заочном или заочно-очном формате: с организацией скайп-интервью, очного тестирования, очного заседания экспертного совета.
Эксперты выставляют оценки и предоставляют Фонду заверения об отсутствии конфликта интересов при заполнении онлайн-формы в личном кабинете. Если обнаруживается конфликт интересов, эксперт не допускается к оценке.
Статус заявки – «На экспертизе» / «Прошел экспертизу».
Объявление состава победителей
Количество победителей и размеры грантов утверждаются в «Распоряжении о проведении конкурса». Список победителей публикуется на сайте Фонда после проверки рекомендованных кандидатов юридической службой. Победителям Фонд направляет по email поздравления и инструкцию, как реализовать право на получение гранта.
Статус заявки – «Поддержано» / «Не поддержано».
Подготовка договоров о гранте
Помимо рассылки инструкции, мы организуем для победителей вебинары или семинары. Также Фонд оказывает индивидуальные консультации.
Победители заполняют «Дополнительные данные для заключения договора о гранте» в личном кабинете. В форме можно уточнить дополнительные параметры проектов, статьи бюджета, определить размеры траншей. Договор для подписания автоматически формируется в pdf.
Статус заявки – «Грантополучатель».
Изменение условий договоров о гранте
Договоры гранта оставляют грантополучателям возможность самостоятельно принимать решения и корректировать планы проектов без согласования или при минимальном согласовании с Фондом. Допустимые самостоятельные изменения определяются в договорах. Для победителей одного конкурса условия будут одинаковыми: этапы, состав команды, перераспределение долей бюджета, однократное продление. В других случаях грантополучатели заполняют «Запрос на изменение условий договора» и, если Фонд одобряет запрос, подписывают дополнительное соглашение к договору. Соглашение для подписания автоматически формируется в pdf.
Мониторинг и экспертное сопровождение проектов
Мы помогаем грантополучателям достичь максимального результата и используем широкий набор инструментов, помимо финансовой поддержки: информационных, экспертных, образовательных. «Экстенсивные инструменты» объединяет открытая база знаний: вебинары, рекомендации, методички, истории успеха, результаты исследований, интервью на сайте Фонда и в соцсетях. «Интенсивные инструменты» построены по принципу program-long-learning – тренинги, деловые игры, совместные стратегические сессии и «прокачка» социальных навыков для благополучателей, экспертов, партнеров.
Также в течение всего гранта мы проводим мониторинг, чтобы быть в курсе событий, вовремя выявлять проблемы, помогать в продвижении результатов. Мониторинги бывают двух видов. Выездной – когда сотрудники Фонда, оператора, эксперты посещают грантополучателей и их мероприятия, встречаются с выпускниками. Цифровой – подписка на страницы проектов в соцсетях, сайты, публикации и дневники проектов на портале.
Отчетность по грантуВсе грантополучатели предоставляют содержательные и финансовые отчеты по проектам; стипендиаты – содержательные отчеты. Для проектов, реализующихся менее 12 месяцев, – только итоговые; для более длительных – промежуточные и итоговые. Требования к отчетности указываются в «Принципах и правилах предоставления грантов» и в договорах. Отчетность заполняется в онлайн-формах на портале, печатные копии не требуются. Сканы подтверждающих документов и заверенного финансового отчета прикрепляются в личном кабинете.
Закрытие договоров о гранте
После принятия итогового отчета по гранту Фонд направляет грантополучателю письмо по email о закрытии гранта.
Статус заявки – «Выпускник».
В 2020 году Фонд упростил принятие решений об изменении некоторых условий грантовых договоров:
Для юридических лиц
Для физических лиц
Правила и сроки предоставления запросов об этих изменениях описаны в «Принципах и правилах предоставления грантов» и публикуются у нас на сайте.
Решение по каждому конкретному запросу принимается генеральным директором фонда на основании документов, предоставленных грантополучателем, и рекомендации директора программы.
Уведомление о решении фонда направляется на электронную почту, указанную в личном кабинете руководителя проекта.
В случае отрицательного решения Фонд не разъясняет причины, по которым запрос был отклонен.
При реорганизации (имеется в виду слияние организаций, присоединение, разделение, выделение, преобразование) в период действия гранта Фонд может рассмотреть возможность передачи гранта юридическому лицу – правопреемнику.
Запрос нужно предоставить в течение 30 календарных дней с даты образования нового юридического лица.
В случае отклонения запроса на передачу гранта правопреемнику остаток перечисленной, но не использованной суммы гранта, должен быть возвращен в Фонд.
Список предоставляемых с запросом документов (в формате .pdf или .jpg)
Для российских организаций:
Для иностранных организаций:
Если в период гранта руководитель проекта увольняется из организации – грантополучателя или прекращает сотрудничество с ней, Фонд может рассмотреть возможность передачи руководства проектом другому действующему участнику проектной команды.
Рассмотрение вопроса о назначении преемника возможно для проектов продолжительностью более 12 месяцев, до завершения которых остается не более 1/3 срока – в зависимости от достигнутых результатов.
Проекты, продолжительностью менее 12 месяцев или до завершения которых остается более 1/3 продолжительности, завершаются досрочно без назначения преемника. Остаток уже перечисленной, но не использованной суммы гранта, должен быть возвращен в Фонд.
Запрос нужно предоставить в течение 14 календарных дней с даты, когда стало известно об увольнении руководителя проекта.
В ходе рассмотрения запроса преемнику – руководителю проекта и руководителю организации могут быть заданы дополнительные вопросы. Например, в ходе посещения организации представителями Фонда, участия в ее мероприятиях или проведения скайп-интервью.
Список предоставляемых с запросом документов (в формате .pdf или .jpg)
Возможность и условия продления проектов для закрепления или развития достигнутых ими результатов, включая сроки продления, суммы грантов, допустимые статьи расходов и др., будут описаны:
Основания для рассмотрения запросов о продлении проектов:
Для продления проекта нужно:
В ряде исключительных случаев Фонд может рассмотреть возможность изменения условий пребывания грантополучателей на мероприятиях или в поездках: маршрута проезда, сроков, условий проживания.
Запрос о плановых изменениях и подтверждающие документы нужно предоставить до даты заключения договора об оказании благотворительной помощи и не позднее, чем за 14 дней до начала поездки:
Если к моменту получения уведомления билеты в обе стороны уже были приобретены Фондом, грантополучателю необходимо вернуть стоимость неиспользованного билета.
Если к моменту получения уведомления проживание уже было оплачено Фондом, грантополучателю необходимо вернуть ту часть оплаты (бронирования), которая не может быть возвращена гостиницей.
Приезд и проживание сопровождающего и ребенка оплачиваются за счет грантополучателя.
Если к моменту получения уведомления фондом уже приобретены билеты и/ или оплачена гостиница, грантополучателю необходимо вернуть фонду стоимость проезда и проживания.
Документы, подтверждающие форс-мажорные ситуации, нужно предоставить в течение 14 календарных дней с даты завершения мероприятия:
Logo